Fietsen in het bos

Fietslease – cadeau of extra werk: 6 zaken die je goed wilt afdekken als HR professional

Steeds meer mensen gaan fietsend naar het werk. De nieuwe fiscale fietsregeling slaat, o.a. als gevolg van Corona, sterk aan. 7% bijtelling op een fiets van € 3500 euro is netto immers zo’n €10,- per maand! 

Op het eerste gezicht dus heel aantrekkelijk maar helaas kan dat, wanneer je het operationeel niet goed regelt, best tegenvallen. Deze vragen hangen er boven je hoofd: 

  • Hoe richt ik de voorwaarden van fietslease in voor alle type medewerkers? 
  • Hoe administreer ik de dagen dat men niet met de fiets naar kantoor komt? 
  • Hoe organiseer ik de payroll inhoudingen ( eigen bijdrage, bijtelling) rondom de leasefiets? 
  • Wie gaat die factuurstroom nu weer controleren? 
  • Wat doe ik als iemand uit dienst gaat? 

Hoewel je er wellicht niet bij stilstaat kunnen deze operationele onderwerpen behoorlijk wat tijd kosten. Vooral wanneer je hier in het voortraject niet direct de juiste aandacht aan besteedt.  

Hier zijn een 6-tal  zaken die je zeker geregeld moet hebben: 

  1. Duidelijke fietsregeling en dus duidelijk beleid. Net als de autoregeling is het van belang dat je voor de fiets duidelijk beleid vastlegt. Welke medewerkers komen er voor in aanmerking en welk deel van het leasetarief wordt vergoed te werkgever? Stem ook je reiskostenvergoeding voor de dagen dat men niet met de fiets komt goed af in je beleid; neem je een gemiddeld aantal dagen over het gehele boekjaar of wil je een volledig sluitende rittenadministratie middels een app? Controleer jouw beleid daarna goed met je belastingadviseur. 
  1. Goede (transparante) gebruikersovereenkomst. Vooraf de zaken met je medewerkers duidelijk afspreken voorkomt gedoe in de toekomst. Ook is het belangrijk dat de medewerker goed weet waar hij of zij voor tekent. Denk hierbij aan een mogelijke afkoopsom bij het eerder uit dienst treden  
  1. Een opmaat bestelprocesDoor vooraf helder te zijn over wat wel en niet is toegestaan op bedrijfsniveau, bijvoorbeeld wel of geen speed pedelecs) voorkom je gedoe en dus extra werk achteraf. Zorg er dus voor dat je een overeenkomst aangaat met een partij die een online bestelproces heeft waarin jullie wensen en eisen op maat meegenomen kunnen worden. 
  1. Payroll input: Fietslease betekent bijtelling. Net als bij de auto wil je dus elke maand weten wat er is veranderd én wat de mutatie moet worden in je payroll administratie. Wil je elke maand automatisch alle input in de mail ontvangen of ga je een stuk verder en wil je de mutaties direct in de payroll systeem, hebben. Kies een fietslease partij die precies tegemoetkomt aan jouw wensen. Hiermee bespaar je heel veel én foutgevoelig werk.  
  1. Alle mobiliteit op één factuur: zodat controle eenvoudig blijft. Klinkt voor de hand liggend maar is het zeker niet. Weer een extra stroom te controleren factureren is gewoon niet handig. 
  1. Zorg voor een transparante, voorspelbare, inleverregeling mocht het een keer voorkomen dat iemand met een leasefiets eerder dan verwacht uit dienst gaatZo weet je altijd direct waar je aan toe bent. 

Meer weten? Neem contact op met Wilfred Kiekebelt ofwel via een van onze partners! 

Over Hellorider 

Hellorider is het zakelijke fietslease platform. Wij organiseren fietslease van a-z voor onze partners, Nederlandse leasemaatschappijen, zoals LeasePlan, Multilease, Terberg Business Mobility en Personal Carlease.