Forens met Stromer

Vakantiedagen uitruilen voor fietslease en de daarbij horende voorwaarden

Om uit te leggen hoe vakantiedagen of vakantiegeld omgeruild kan worden voor fietslease is het belangrijk om de basisbegrippen, fiscaal vriendelijk belonen, de cafetariaregeling en gebruikersovereenkomst, te begrijpen.

Fiscaal vriendelijk belonen

In de kern betekent dit dat je als werkgever het netto-inkomen van je werknemer laat stijgen bij gelijkblijvende kosten voor jou als werkgever. Dit kan gedaan worden door bijvoorbeeld het verstrekken van bepaalde vormen van onbelaste loon in natura, dan wel het vergoeden van bepaalde onbelaste kosten aan de werknemers.

Als je je werknemers fiscaal vriendelijk beloont dan wordt er gesproken over een cafetaria regeling.

Cafetaria regeling

Door deze regeling kunnen werknemers naar eigen keuze bepaalde bruto arbeidsvoorwaarden uitruilen tegen andere arbeidsvoorwaarden waar geen loonbelasting en premies over zijn verschuldigd. Voorbeelden van de bruto arbeidsvoorwaarden die uitgeruild kunnen worden zijn:

  • Loonwaarde van vakantiedagen of Adv-dagen
  • Maandelijkse brutoloon
  • Eindejaarsuitkering
  • Bonus
  • Vakantietoeslag

Bovenstaande zaken (bronnen) kunnen uitgeruild worden de zogenaamde doelen:

  • Een vergoeding of verstrekking ter zake van een (lease)fiets
  • Vergoeding van cursussen
  • Bedrijfsfitness
  • ICT apparatuur vergoeding

Bij een uitruil van je vakantiegeld of het aantal vakantiedagen (de bron) moet je ervoor zorgen dat het totaal hiervan na uitruil niet beneden het wettelijk vereiste minimum komt (wettelijke vereiste minimum vakantiedagen is 20).

Gebruikersovereenkomst

  • Hierin leg je cafetariaregeling vast, welke zaken kunnen omgeruild worden tegen welke bruto arbeidsvoorwaarden
  • Daarnaast leg je hier ook vast hoe de fietslease regeling gebruikt kan worden
  • Als werkgever leg je hierin ook vast wat het maximum bedrag is dat gebruikt kan worden voor de uitruil (bijvoorbeeld maximaal tien vakantiedagen wat overeenkomt met een bepaald fietslease bedrag)
  • Heb je hulp nodig met het opstellen van de gebruikersovereenkomst? In een volgende artikel zullen wij beschrijven hoe een gebruikersovereenkomst opgesteld kan worden.

De fiscale voorwaarden die van toepassing zijn op de cafetariaregeling

Aan de cafetariaregeling zijn er fiscale voorwaarden verbonden. De werkgever moet die voorwaarden in acht nemen. De basis daarvan vormt mede een besluit van het ministerie van Financiën van 12 december 2017, nr. 2017-188201. In elk geval dient aan de onderstaande voorwaarden te worden voldaan:

  • De cafetariaregeling moet schriftelijk vastgelegd zijn, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst of de gebruikersovereenkomst hierop;
  • In de schriftelijke vastlegging moet sprake zijn van een uitruil van loonbestanddelen en niet van een betalingsregeling of alleen een besteding van het loon;
  • De uitruil moet van toepassing zijn op toekomstige loonbestanddelen.
  • Een verplichte voorwaarde is dat de werknemer akkoord gegaan is voordat het desbetreffende loon fiscaal wordt genoten;
  • Een uitruil van loonbestanddelen moet realiteitswaarde hebben, wat eerder wordt aangenomen als werknemers een ‘structurele’ (jaarlijkse) keuzemogelijkheid hebben.
  • Indien achteraf blijkt dat het cafetariasysteem onjuist is toegepast, en er niet is voldaan aan de fiscale vereisten, heeft dit tot gevolg dat hetgeen door de werknemer belastingvrij is verkregen, alsnog als loon voor de loonheffingen wordt aangemerkt.
  • Een uitkomst is dat er naheffingsaanslagen aan de werkgever worden opgelegd, vermeerderd met rente en eventueel een boete.

Het is dus zaak dat de gebruikersovereenkomst goed schriftelijk zijn vastgelegd en overeengekomen zijn tussen de werkgever en de werknemer. Daarnaast dient de werkgever ervoor te zorgen dat bij uitruil van het aantal vakantiedagen van de werknemer het minimum van 20 vakantiedagen niet wordt overschreden.

In een volgend artikel meer hierover en hoe het verwerkt dient te worden in de salarisstrook. Meer weten over fietslease of de fiscale voordelen daarvan? Neem dan met één van ons contact op

Bronnen:

https://www.bdo.nl/getmedia/360c2ffe-cd45-48ba-8224-5b9d2c20e935/Fiscaal-vriendelijk-belonen-uitruil-arbeidsvoorwaarden-012019.pdf.aspx

https://www.sdu.nl/sites/default/files/users/user184/Taxence-Practice%20Note_Uitruil_loon-cafetariaregeling_0.pdf