Vergeet deze voorwaarden niet als je je fietsplan implementeert

Goed om te weten: zo implementeer je een fietsplan

Waar moet je allemaal op letten als je een fietsplan implementeert? Wat zijn onmisbare voorwaarden? Wat zijn de addertjes onder het gras?

Je wilt natuurlijk het beste voor je werknemers. En de HR-afdeling staat vooraan in de rij als het om personeelswelzijn gaat. Daarom wil je alles duidelijk hebben zodat iedereen weet waar hij aan toe is. Hellorider helpt.

In dit artikel laten we je zien wat er allemaal bij komt kijken en beantwoorden we je vragen over waar je op moet letten als je een fietsplan gaat implementeren als HR-afdeling.

Hoe verwerk ik de factuur en bijtelling in het salaris?

Met het nieuwe fietsplan dat sinds 2020 in is gegaan mag de werknemer de fiets ook onbeperkt privé gebruiken. In ruil hiervoor betaalt hij een bijtelling van 7% over de consumentenadviesprijs (incl. btw) dat wordt opgeteld bij het brutosalaris. Over dit bedrag betaalt de werknemer dan maandelijks loonheffingen.

Stel een medewerker verdient een gemiddeld tot bovengemiddeld salaris. Het inkomstenbelastingpercentage zou dan 37,35% zijn. De nieuwe fiets kost zo’n 3000 euro. Je rekent dat als volgt: 3.000 x 7% = 210 euro. Deel dit bedrag door 12 maanden en vermenigvuldig het met 37,35%. Hij betaalt nu 7,15 euro per maand aan bijtelling voor zijn spiksplinternieuwe leasefiets.

Hoe draagt het fietsplan bij aan ons vitaliteitsbeleid?

Natuurlijk wil je fitte werknemers. Dit zorgt niet alleen voor minder ziekteverzuim, maar ook voor meer productiviteit op de werkvloer. Eigenlijk is een fietsplan dan onmisbaar voor je bedrijf. Want een fietsplan doet het allemaal.

Het zorgt voor fitte, gezonde en gelukkige werknemers. Het zorgt voor minder stress. En het helpt om je vitaliteitsbeleid te ondersteunen. Waarschijnlijk stonden er al sporten en gezond eten op de agenda. Een fietsende werknemer sport automatisch, zonder dat het hem extra tijd of moeite kost.

Wil je weten wat het fietsplan nog meer voor je vitaliteitsbeleid (en andere bedrijfsdoelstellingen) kan doen? Lees dan dit artikel.

Welke afspraken maken we over voortijdige dienstbeëindiging?

Het kan zijn dat een medewerker eerder besluit weg te gaan dan het einde van het leasecontract van 36 maanden. Wat gebeurt er dan met het contract en wat gebeurt er met de fiets? Wie neemt de kosten op zich?

Maak hier duidelijke afspraken over dan komt niemand voor verrassingen te staan. Bij Hellorider hebben we drie mogelijkheden en die laten we je graag zien.

1. de fiets wordt overgedragen aan een collega

Dit is natuurlijk de meest ideale oplossing. Zo komt er nooit een fiets stil te staan en krijgt niemand een rekening waar hij eigenlijk niet op zit te wachten.

Misschien wil de nieuwe collega wel graag op de fiets komen of is er een andere collega die denkt: dit is mijn kans, ik neem de fiets van Hans. Het contract wordt dan door ons op naam van de collega van Hans gezet die weer blij doorfietst met de wind in de haren.

Buiten dat het kosten scheelt, is dit natuurlijk ook goed voor het milieu en de duurzame plannen van je bedrijf. 

2. de werknemer betaalt de resterende maanden

Als er niemand is die verder wil fietsen op de leasefiets, dan moet de werknemer het resterende bedrag betalen van de maanden die nog openstaan.

Stel de werknemer heeft de fiets twee jaar geleased en er staan dus nog twaalf maanden open. De leasekosten bedragen 50 euro per maand en jij als werkgever betaalt 15 euro mee. Dan wordt de rekensom: 12 x 50 = 600 euro die je nog openstaat. Hier gaat de werkgeversbijdrage vanaf: 12 x 15 = 180. Dan moet de werknemer 600 - 180 = 420 euro betalen.

3. coulance-regeling 

Het kan zijn dat de werknemer plotseling weg moet of hier gewoon een heel goede reden voor heeft. In sommige gevallen wordt er daarom een coulance-regeling getroffen, oftewel een uitzondering. Hierbij is elk geval uiteraard uniek en moet dan ook apart worden bekeken.

Stel ik een voorloopfiets ter beschikking?

Heb je weleens gehoord van een voorloopauto? Wanneer iemand een auto gaat leasen kan het zijn dat hij nogal wat wensen en aanpassingen nodig heeft. Dat betekent dat de levertijd langer wordt, want het kost nu eenmaal tijd om de auto aan te passen.

Bij het leasen van een fiets geldt hetzelfde. Als de werknemer allerlei wensen heeft voor zijn elektrische fiets, want ja, als je het doet moet je het gelijk goed doen. Dan moet hij dus ook langer op zijn fiets wachten.

Wat doe jij dan als werkgever? Maak je een regeling voor een voorloopfiets? Dit kan een huurfiets zijn, een tijdelijke fiets van het bedrijf of een shortleasecontract van bijvoorbeeld twee maanden. De regels en voorwaarden voor de leasefiets gelden meestal ook voor de voorloopfiets.

Met duidelijke voorwaarden weet iedereen waar hij aan toe is. Het is goed om hier van tevoren over na te denken. Dit kan samen met Hellorider die al heel veel bedrijven op weg heeft geholpen en alle routes van het leasen in zijn bandensporen heeft staan.

Vraag vandaag nog meer informatie aan en we vertellen je alle in-en-outs van het (e-bike) fietsleasen.